ADOBE ACROBAT 活用ガイド

7. 複数人によるリアルタイムでの文書校正　
*権限つきPDFの場合のみ可

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Acrobat 8で新たに搭載された共有レビュー機能を使用すると、レビュー参加者全員がリアルタイムにお互いの注釈コメントを参照できます。これにより、複数人数が同時にレビューを行うことが可能となり、従来の紙ベースでの校正・朱書き作業と異なり、レビュー期間の短縮が期待できます。

ここでは、共有レビュー用に配布されたPDFに対して注釈コメントをつけ、レビューを進めていく方法をご紹介します。起案者として共有レビューを開始する方法については、「7-1.共有レビューを開始する」を、PDFにコメントを追加する方法については「6.PDFに注釈・コメントを追加する」を参照してください。

コメントを送信する

1. レビュー起案者から配布された、共有レビュー用のPDFを開きます。共有レビューの開始されたPDFは、ファイルを開くと左図のような画面が表示されます。ここで、レビューに参加しているメンバーの名前やステータスが確認できます。また、レビューを行う際のプロファイルも編集できます。
2. 確認ができたら、[OK]ボタンを押します。

3. レビュー用に送信されたPDFでは、情報バーに上記のようなメッセージが表示されます。PDFにコメントをつけたあと、[注釈をアップロード]をクリックすると、自分の追加した注釈コメントをアップロードできます。アップロードを行うと、各レビュー担当者もそのコメントをAdobe PDF上で確認できるようになります。PDFにコメントを追加する方法については「6.PDFに注釈・コメントを追加する」を参照してください。

コメントを受信する

1. [新しい注釈を確認]をクリックすると、他のレビュー担当者が追加したコメントを受信できます。受信したコメントは、自分が見ているPDF上に表示されます。新しいコメントが追加されていないときは、「新しくアップロードされた注釈はありません」と表示されます。他の参加者が追加したコメントは、削除したり変更したりすることはできません。
   [注釈タブ]を使用した注釈コメントの並べ替えや取りまとめなど、便利な管理方法については、[注釈パネルで注釈の管理をする]を参照してください。
   

レビュートラッカーを活用する

レビュートラッカーを使用すると、共有レビューで各レビュー担当者が追加したコメントを自動的に確認してメッセージを表示します。アップロードされた注釈コメントを自動的に確認する時間を設定しておくと、よりスムーズにコメントを受信できます。

1. Acrobatをインストールすると、Windowsのシステムトレイに通知アイコン（画面右下） 　が表示されますので、これを右クリックして[レビュートラッカーを開く]を選択します。
   または、[注釈]＞[レビュートラッカー]を選択するか、共有レビューに参加している場合、文書メッセージバーのステータスボタン をクリックして、レビュートラッカーを表示することもできます。
   

2. レビュートラッカーでは、今までに参加したレビュー、送信したレビュー、変更されたレビューといった、各レビューのステータスをまとめて確認できます。
   

3. ファイル名を選択すると、レビュー中のPDFを開いたり、どのレビュー担当者がいくつ注釈を追加したかといったような詳細情報を参照したり、レビュー参加者を新たに追加したりすることができるようになっています。
   ファイル名が太字の場合、そのPDFには未読の注釈が含まれています。
   

他の参加者が追加したコメントを自動的にチェックする

1. レビュートラッカーは、レビュー対象となっているPDFが開いていない場合でも、バックグラウンドで注釈の更新を自動的に確認することができます。確認頻度の設定は[編集]メニュー＞[環境設定]＞[レビュー]から行えます。
2. [文書が開いている場合]のスライダでは、レビュー中の PDF が開かれているときに注釈を同期する頻度を指定でき、[バックグラウンドでチェックする場合]のスライダは、レビュー対象となっているPDFが開いていない場合に、注釈の更新を確認する頻度を指定できます。
   

3. バックグラウンドで同期をとる設定を行っている場合は、レビュー担当者が新たに参加した場合など、システムトレイの通知アイコンにバルーンメッセージ（吹き出し）が表示されます。これにより、レビューのステータスに変化があったことがすぐわかるようになっています。

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