ADOBE ACROBAT 活用ガイド
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ACROBATを使ってみよう！ 実際に使いながら学ぶ仕事への活用法
  1. Acrobat 8で表現力豊かなプレゼンテーション
  2. メールフォルダごと楽々バックアップ
  3. 関連文書をまとめてひとつのPDFに
  4. PDFコンテンツの再利用
  5. 紙文書の電子化
  6. 紙感覚で直感的な文書の校正
  7. 複数人によるリアルタイムでの文書校正
  8. PDFフォームによるアンケートや申請業務の効率化

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7. 複数人によるリアルタイムでの文書校正　3D Professional Standard 新機能

共有レビューを開始する | 共有レビューを行う

Acrobat 8で新たに搭載された共有レビュー機能を使用すると、レビュー参加者全員がリアルタイムにお互いの注釈コメントを参照できます。これにより、複数人数が同時にレビューを行うことが可能となり、従来の紙ベースでの校正作業と異なり、レビュー期間の短縮が期待できます。

共有レビューは、ネットワーク上に全員が読み書きできる共有フォルダさえあればすぐに始めることができるので、システム管理者の手を煩わせることなく、既存の環境を利用して簡単にサーバーベースのレビューを始めることができます。

サンプルのダウンロード

※この項目にサンプルは特にありません。任意のPDFをご利用ください。

ウィザードによる共有レビューの開始　3D Professional Standard

共有レビューを開始する手順は、ウィザードで表示されますので、ステップバイステップで画面に従うだけで手順を進めていくことができます。 今回は、 ネットワーク上の共有フォルダを利用して共有レビューを行う例をご紹介します。

注釈パネルを表示
  1. [注釈]メニューまたは[レビューと注釈]タスクボタンから、[共有レビュー用に送信]を選択します。
  2. ユーザー情報の入力を求められた場合は、レビュー用のユーザ情報ダイアログボックスで名前、電子メールアドレスおよび役職名を入力し、「OK」をクリックします。
共有レビュー手順1
  1. 手順1では、[新しい場所を追加]を押して、注釈を保存するフォルダの場所を指定します。既に定義されている場所がある場合は、そちらを指定します。ここで指定したフォルダに、全員の注釈コメントが保存されます。
    また、Acrobat 3D version 8、Acrobat 8 professionalを使用して共有レビューを開始すると、[Adobe Readerのユーザーにもレビュー担当者として参加を許可]チェックボックスが表示され、チェックしておくとAdobe Reader*のユーザーもレビュー担当者に含めることができます。

*Adobe Reader 8が必要

  1. レビューを行いたいPDFを指定します。
権限の設定
  1. [新しい場所を追加]でフォルダを指定する際、レビュー参加者全員がローカルネットワークのエリア内にいる場合は、[ネットワークフォルダ]を選択するのが最適です。予め、全員が読み書きできるよう権限を設定しておきます。
*新しい場所を追加する際の注意点として、以下のURLをご参照ください。
http://support.adobe.co.jp/faq/faq/qadoc.sv?232168+002
共有レビュー手順2
  1. 手順2では、レビュー用のPDFをその他の参加者に配布する方法を指定します。
  1. [メッセージにPDFファイルを添付して、ローカルに保存]を選択すると、レビュー用のPDFがメールに添付され参加者に対して一斉に送信されます。手順1で指定したPDFは、ここで新たに共有レビュー用のステータスが付与された状態で別名保存され、各参加者に配布されます。他、ネットワークに保存して URL が記載された依頼メールを送信することもできます。
  2. 自分用のPDFを保存する場所を指定します。共有レビュー用のステータスが付与されたPDFは、元のファイル名に「_Rewiew」という文字列が付加されます。
共有レビュー手順3
  1. 手順3では、必須のレビュー担当者・任意のレビュー担当者のメールアドレス、期限がある場合はレビュー期限も指定します。
共有レビュー手順4
  1. 手順4では、送信するメールの本文を確認して、必要があれば修正を行います。完了ボタンを押せば手順3で指定した各レビュー担当者にレビュー依頼のメールが電子メールソフトに送信されます。
    自動でメールを送信する設定を行っていない場合、メールソフト側から手動で依頼メッセージの送信を行って、手順は完了です。
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コラム コラム：注釈サーバーの種類は何が適切？ 3D Professional Acrobat 8 Standard

共有レビューでは、レビューを行うPDF本体は基本的にローカルで各自が開いておき、その中に追加されたファイルサイズの軽い注釈コメントだけがサーバーにアップロード・ダウンロードされ、全員で共有する仕組みになっています。では、注釈を保存する共有フォルダ（注釈サーバー）の種類は何を指定するのが適切なのでしょうか。

共有フォルダの場所
  • ネットワークフォルダ
    レビュー参加者全員がローカルエリアネットワーク内にいる場合、もっとも低コストで信頼性が高いのが[ネットワークフォルダ]です。ネットワーク上に全員が読み書きのできる共有フォルダさえあれば、すぐに共有レビューを開始できます。追加のソフトウェアは一切必要ありません。
  • SharePointワークスペース
    ネットワークフォルダと同様ですが、レビューを開始するレビュー依頼者はWindowsを使用して共有レビューを開始する必要があります。（レビュー担当者はWindows または Macintoshのいずれかを使用することができます）すべての参加者が、SharePoint Servicesを実行しているWindowsサーバー上のワークスペース内のDocument Libraryフォルダに対する読み取り／書き込みアクセス権を持っている必要があります。
  • WebDAVフォルダ
    レビュー担当者がファイアウォールまたはローカルエリアネットワークの外部にいる場合は、WebDAVサーバ（WebDAVプロトコルを使用するWeb サーバ）の使用が適しています。レビュー担当者がファイヤーウォールの外側から参加できるようにするためには、共有Webフォルダの設定についてネットワーク管理者に相談してください。
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*本コンテンツは、Windows版を元に解説しています。Macintosh版では一部の機能が制限される場合があります。

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